Mengapa harus upgrade teknologi? (atau tidak …)

Weekend ini saya menghabiskan waktu untuk mengulik Windows 11 di laptop saya, setelah mendapatkan notifikasi berhak untuk upgrade ke Windows 11 for free. Tanpa pikir panjang lagi, langsung klik “install”, karena sebelumnya semua data sudah tersimpan sempurna di awan. Lumayan lama juga proses upgrade nya, hampir 2 jam baru selesai.

Tetapi kali ini saya tidak akan bahas mengenai Windows 11 nya, mungkin di lain waktu. Saya ingin cerita mengenai mengapa kita harus upgrade teknologi?

Bagi seorang yang tertarik dengan teknologi seperti saya, selalu muncul keinginan untuk mencoba berbagai hal yang baru, selalu muncul rasa penasaran akan fitur-fitur yang belum ada sebelumnya. Apakah itu versi windows terbaru, android terbaru, gadget terkini, dsb.

Apakah ini beresiko? Tentu saja. Contohnya dengan Windows 11 tadi, yang sebelumnya saya tidak punya masalah apa-apa dengan Windows 10, tapi mengambil resiko belajar hal baru dengan upgrade ke Windows 11. Apakah akan lebih baik pengalamannya? Time will tell.

Di sisi lain, ada teman-teman saya yg tidak terlalu peduli dengan fitur-fitur baru. Selama laptop nya berfungsi sempurna, dan dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik, kenapa harus diganti?

We are stuck with technology when what we really want is just stuff that works

Douglas Adams

Upgrade teknologi di perusahaan

Di dunia usaha juga kurang lebih sama seperti itu. Dulu sebagai end-user, saya seringkali ditawari untuk mengganti / upgrade perangkat office technology ke sistem yang lebih baru, lebih canggih, dan … seringkali lebih mahal. Padahal menurut saya, sistem saya sebelumnya berjalan baik dan tidak ada masalah. Maka, untuk case tersebut, saya selalu men-challenge vendor saya untuk dapat meyakinkan saya, apa yang akan saya dapat dengan sistem baru tersebut. Apakah saya percaya sales talk mereka? Tidak semudah itu ferguso … 😜

Sekarang posisinya terbalik, saya sebagai vendor seringkali menyarankan customer untuk upgrade sistemnya, entah karena arahan dari principal, atau memang untuk menambah funnel. Tapi tetap saja, saya harus bisa menjelaskan apa keuntungan yang akan didapat dari customer saya ketika menggunakan sistem baru tersebut. Karena sebenarnya semua sistem sama saja. Tidak ada produk yang bagus, yang ada hanyalah produk yang dapat membantu menyelesaikan pekerjaan kita dengan baik.

Mengganti / mengupgrade sistem di sebuah perusahaan tidak sesederhana menginstall Windows 11 di laptop saya. Banyak hal yang harus dipikirkan seperti: Kestabilan sistem, proses migrasi, dan yang paling penting adalah user training. Tergantung kompleksitas sistemnya juga, seringkali user experience dilupakan, sehingga akibatnya user yang menggunakan sistem baru tersebut merasa tidak nyaman. Mereka merasa sistem yang baru menjadi lebih susah, lebih ribet, dan akibatnya menambah pekerjaannya. Padahal mungkin karena belum terbiasa saja, perlu training dan penyesuaian.

Jadi sebagai seorang professional IT di perusahaan, berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan ketika anda bimbang apakah harus upgrade teknologi atau tidak:

1

Keterbatasan sistem yang ada saat ini

Apakah memang anda memiliki keterbatasan dengan sistem yang ada saat ini, seperti tidak lagi bisa menambah kapasitas / user, ketiadaan fitur-fitur penting yang memang dibutuhkan oleh user, atau memang sistemnya sudah sering batuk-batuk sehingga mengganggu operasional perusahaan anda. Jika kebanyakan jawabannya “YA”, maka rasanya memang sudah saatnya anda untuk upgrade / mengganti sistem anda.

2

Biaya yang sudah anda keluarkan

Tentunya dulu ketika membeli sistem yang ada saat ini juga dengan biaya yang tidak sedikit, coba cek bagaimana perhitungannya, apakah masih ada nilai bukunya, dll. Lalu bandingkan biaya yang harus anda bayarkan untuk terus memaintain sistem yang ada saat ini (dengan segala keterbatasannya), dibandingkan dengan biaya untuk mengganti sistem baru. Untuk anda yang masih menggunakan model beli putus (perpetual), mungkin ada baiknya mulai berpikir untuk beralih ke model berlangganan (subscription). Ini akan membantu anda untuk mempermudah proses pengajuan budget ke management.

3

User experience

Ajak user anda untuk berdiskusi, fitur-fitur apa yang memang dia butuhkan, bedakan antara ‘nice-to-have list” dan “must-have list“. Kalau budget anda terbatas, fokus pada “must-have list“, agar tidak melebar kemana-mana. Tanyakan pendapatnya, apakah sistem yang baru ini lebih user friendly daripada sistem yang mereka gunakan saat ini. Juga anda perlu antisipasi kira-kira bagaimana proses learning curve nya. Apakah dibutuhkan proses belajar yang lama agar bisa familiar dengan sistem baru? Ingat, user yang puas adalah kunci keberhasilan project anda.

4

Proses migrasi

Rencanakan dengan cermat, bersama dengan vendor baru anda, bagaimana proses migrasi ke sistem yang baru ini. Semakin kompleks sebuah sistem, biasanya akan semakin rumit juga proses migrasi dan transisi nya. Pastikan anda memiliki plan A, plan B, dst sampai plan Z, untuk antisipasi hal-hal yang tidak diinginkan.

Demikian beberapa tips yang dapat anda gunakan untuk mengambil keputusan ketika ingin upgrade teknologi di perusahaan anda.

Tags:

We will be happy to hear your thoughts

Leave a reply

Cerita Saya
Logo
Enable registration in settings - general
Compare items
  • Total (0)
Compare
0